E-Rechnung Pflicht 2025–2028

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Was ist die E-Rechnung? Definition und rechtliche Grundlagen

Die E-Rechnung ist nicht einfach eine PDF-Datei per E-Mail – diese häufige Verwechslung verursacht jedes Jahr Probleme. Eine echte E-Rechnung ist ein strukturiertes, maschinenlesbares Format, das von Computersystemen automatisch verarbeitet werden kann. Sie enthält alle erforderlichen Rechnungsdaten in einem standardisierten Format wie XRechnung oder ZUGFeRD, sodass die Rechnungsdaten direkt in Buchhaltungssystemen übernommen werden können – ohne manuelle Dateneingabe.

Die rechtliche Grundlage liegt in der EU-Richtlinie 2014/55/EU, die elektronische Rechnungen harmonisiert und die Basis für E-Rechnungspflichten in allen EU-Ländern bildet. In Deutschland ist die E-Rechnung vor allem in §14 Abs. 1 und 4 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) verankert, das die Anforderungen an ordnungsgemäße Rechnungen definiert. Zusätzlich ist die europäische Norm EN 16931 maßgeblich, die technische Standards für elektronische Rechnungen festlegt.

Ein großer Wendepunkt war die Verabschiedung des Wachstumschancengesetzes im März 2024. Dieses Gesetz führt erstmals in Deutschland verbindliche E-Rechnungspflichten im B2B-Bereich (Business to Business) ein – ein Schritt, der Deutschland dem europäischen Trend folgend umzusetzen beginnt. Früher war die E-Rechnung lediglich zulässig, nun wird sie in Etappen zur Pflicht.

Unterschied: E-Rechnung vs. elektronische Rechnung

Dieser Unterschied ist für die Steuerpraxis entscheidend. Eine elektronische Rechnung ist jede Rechnung in digitaler Form – dazu gehören auch PDF-Dateien oder Word-Dokumente. Eine E-Rechnung im strikten Sinne ist dagegen ein strukturiertes Format (XRechnung, ZUGFeRD) gemäß EN 16931. Im Kontext der neuen Pflichten meint „E-Rechnung“ immer das strukturierte Format, nicht einfach digitale Dateien. Dies ist oft die Quelle von Missverständnissen: Sie haben eine elektronische Rechnung verschickt (PDF), aber nicht die geforderte E-Rechnung (XRechnung/ZUGFeRD).

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Zeitplan und Pflichten: Wer muss ab wann?

Der Rollout der E-Rechnungspflicht in Deutschland erfolgt gestaffelt und unterscheidet zwischen B2G (Geschäfte mit Behörden), B2B (Geschäfte zwischen Unternehmen) und Ausnahmen:

B2G: Business to Government (seit 27.11.2020)

Für Rechnungen an die öffentliche Hand gilt die Pflicht bereits seit längerem. Bundesweit seit 27. November 2020 müssen Rechnungen an Bundesbehörden in dem Format XRechnung oder als ZUGFeRD (mit XRechnung-Profil) ausgestellt werden. Viele Bundesländer und Kommunen haben ähnliche Regelungen oder strengere Anforderungen. Das Peppol-Netzwerk (Pan-European Public Procurement On-Line) ist hier der Standard-Übertragungskanal.

B2B: Business to Business (gestaffelt bis 2028)

Im B2B-Bereich ist die Umstellung schrittweise:

• Ab 01.01.2025: Alle inländischen Unternehmen müssen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Dies ist eine Empfangspflicht – nicht alle müssen noch selbst E-Rechnungen ausstellen.
• Ab 01.01.2027: Unternehmen mit einem Jahresumsatz von über 800.000 Euro im vorangegangenen Kalenderjahr müssen E-Rechnungen versenden.
• Ab 01.01.2028: Alle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen versenden – ohne Umsatzschwelle. Dies ist dann die vollständige Pflicht.

Ausnahmen und Besonderheiten

Nicht alle Rechnungen müssen als E-Rechnung ausgestellt werden. Folgende Ausnahmen gelten:

• Kleinbetragsrechnungen: Rechnungen bis 250 Euro müssen nicht im E-Rechnungs-Format ausgestellt werden (aber der Empfänger darf sie nicht ablehnen, wenn sie freiwillig in diesem Format erfolgen).
• Fahrausweise: Fahrkarten, Flugtickets und ähnliche Dokumente.
• Bestimmte steuerfreie Leistungen: Beispiele sind inländische Versorgungsbetriebe für Wasser, Gas, Strom und Wärme – hier gelten teilweise Ausnahmen.
• Geografischer Geltungsbereich: Die Pflicht gilt nur, wenn der Leistungsempfänger (nicht der Aussteller) in Deutschland ansässig ist. Rechnungen an Unternehmen im Ausland fallen nicht unter die deutsche E-Rechnungspflicht.

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Die Formate: XRechnung und ZUGFeRD

Es gibt zwei Hauptformate für E-Rechnungen in Deutschland, die beide die europäische Norm EN 16931 erfüllen:

XRechnung – das reine XML-Format

XRechnung ist das Standard-Format für die Kommunikation mit der öffentlichen Hand (B2G). Es ist eine reine XML-Datei, die nur von Maschinen lesbar ist – nicht von Menschen. Der Vorteil: maximale Automatisierung und Standardisierung. Der Nachteil: Ein Mensch kann die Datei nicht einfach öffnen und lesen. XRechnung ist das empfohlene Format für B2G-Rechnungen, kann aber auch für B2B genutzt werden.

ZUGFeRD – das Hybrid-Format

ZUGFeRD (Zentraler User Guide Forum elektronische Rechnung Deutschland) ist ein Hybrid-Format: Es ist im Wesentlichen eine PDF-Datei, in die zusätzlich strukturierte Daten (XML gemäß EN 16931) eingebettet sind. Der Vorteil: Das PDF kann von Menschen gelesen werden, die Maschine kann gleichzeitig die strukturierten Daten automatisch verarbeiten. ZUGFeRD gibt es in verschiedenen Profilen, je nach Detaillierungsgrad:

• Minimum-Profil: Sehr basale Daten, weniger Detailinformationen.
• Basic-Profil: Einfache Rechnungsdaten, ausreichend für die meisten Fälle.
• Comfort-Profil: Erweiterte Daten, häufig für komplexere Geschäftstransaktionen.
• Extended-Profil: Maximale Detailinformation.
• XRechnung-Profil: Konform mit dem XRechnung-Standard.

Vergleich: XRechnung vs. ZUGFeRD

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Pflichten als Rechnungsaussteller (Sender)

Wenn Sie eine E-Rechnung versenden müssen, ergeben sich mehrere Anforderungen:

Technische Voraussetzungen

Ihre Buchhaltungs- und Fakturierungssoftware muss die Erstellung von E-Rechnungen ermöglichen. Sie brauchen also ein System, das:

• E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD (EN 16931) erzeugen kann,
• alle erforderlichen Rechnungsdaten strukturiert erfasst,
• die Dateien mit der korrekten Validierung ausstellt.

Viele gängige Softwarelösungen haben diese Funktionalität bereits integriert oder als zusätzliches Modul. Dazu zählen – ohne spezifische Empfehlung – Systeme wie DATEV, Lexware, sevDesk, FastBill, Billomat, und auch SAP bieten E-Rechnungs-Funktionen an.

Übertragungswege

Eine E-Rechnung muss auf einem sicheren Weg übermittelt werden. Akzeptierte Übertragungswege sind:

• E-Mail: Versand als Dateianhang mit der korrekten Datei (XRechnung oder ZUGFeRD).
• Peppol-Netzwerk: Standardisiertes Netzwerk insbesondere für B2G und zunehmend B2B (benötigt einen Peppol-Account-Anbieter, z.B. Dienstleister).
• Kundenportale: Viele Großunternehmen betreiben eigene Lieferantenportale, über die E-Rechnungen eingereicht werden müssen.
• EDI-Schnittstellen: Electronic Data Interchange für etablierte Handelsbeziehungen.

Inhaltliche Pflichtangaben

Nach §14 Abs. 4 UStG und EN 16931 müssen Rechnungen folgende Angaben enthalten:

• Name und Anschrift des Rechnungsausstellers
• Name und Anschrift des Leistungsempfängers
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Ausstellungsdatum und Rechnungsnummer (laufend, eindeutig)
• Ausführliche Leistungsbeschreibung (Art, Umfang, Menge, Einzelpreis)
• Nettobetrag (Gesamtbetrag ohne Steuern)
• Steuersatz und Steuerbetrag
• Bruttobetrag (Gesamtbetrag mit Steuern)
• Zahlungsbedingungen (falls abweichend von Zahlzielen)
• Bei Befreiung von der Steuer: Verweis auf die Befreiungsgründe

Für B2G-Rechnungen (XRechnung) kommt eine zusätzliche Anforderung hinzu: die Leitweg-ID des Empfängers (Behörde). Diese ID muss in der Rechnung eingetragen werden, damit die Behörde die Rechnung in ihrem System automatisch zuordnen kann.

Übergangsregelung

Bis zum 31. Dezember 2025 können Sie noch sonstige elektronische Formate (z.B. PDF) nutzen, wenn der Rechnungsempfänger ausdrücklich zustimmt. Ab 2027 (für Unternehmen über 800.000 Euro Umsatz) und ab 2028 (für alle) ist diese Option nicht mehr verfügbar – dann ist nur noch die strukturierte E-Rechnung zulässig.

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Pflichten als Rechnungsempfänger (ab 01.01.2025)

Ein wichtiger Punkt wird oft übersehen: Nicht nur der Aussteller hat Pflichten, sondern auch der Empfänger. Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.

Empfangspflicht für alle

Das heißt konkret: Ein Unternehmen – egal wie klein – muss E-Rechnungen technisch annehmen und verarbeiten können. Es gibt keine Ausnahme für Kleinunternehmer (nach §19 UStG). Die Regelung der §19 UStG-Befreiung gilt hier nicht. Jeder, der eine Betriebsstätte in Deutschland hat und Rechnungen empfängt, muss E-Rechnungen akzeptieren können.

Was heißt „empfangen können“?

Technisch reicht es aus, wenn Sie E-Rechnungen per E-Mail erhalten und verarbeiten können. Das Finanzamt interpretiert dies so, dass Sie:

• E-Rechnungen im E-Mail-Postfach erhalten,
• sie öffnen und die Daten in Ihre Buchhaltung übernehmen können,
• sie revisionssicher archivieren können.

Sie müssen also nicht zwingend ein teures Enterprise-System kaufen. Ein E-Mail-Account und eine Buchhaltungssoftware, die ZUGFeRD-Dateien verarbeiten kann, sind ausreichend.

Ablehnung nicht erlaubt

Eine wesentliche Neuerung: Sie dürfen eine ordnungsgemäße E-Rechnung nicht ablehnen. Im bisherigen Recht konnten Empfänger sagen, „wir akzeptieren nur Papierrechnungen“ oder „nur PDFs“. Das ist ab 2025 rechtlich nicht mehr möglich, wenn die Rechnung in dem richtigen Format (XRechnung oder ZUGFeRD) kommt. Ablehnung ist nur zulässig, wenn technische oder sicherheitsrelevante Gründe vorliegen.

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Archivierungspflicht

E-Rechnungen unterliegen den gleichen Aufbewahrungspflichten wie Papierrechnungen – aber mit zusätzlichen technischen Anforderungen.

Aufbewahrungsfrist

Nach §147 Abs. 1 AO müssen Sie E-Rechnungen (wie alle Geschäftsunterlagen) 10 Jahre aufbewahren. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.

GoBD-konforme Archivierung

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form oder als Datensätze (GoBD) schreiben vor, dass E-Rechnungen:

• Unveränderbar archiviert werden (Manipulationen müssen erkennbar sein),
• Originalgetreu vorliegen (die Rechnung darf nicht verändert werden),
• Maschinell auswertbar bleiben (die strukturierten Daten müssen durchsuchbar und auswertbar sein),
• mit Metadaten versehen sein (z.B. Datum des Empfangs, Absender).

Praktische Lösungen

Für die Archivierung haben Sie mehrere Optionen:

• Revisionssichere Archivsysteme: Spezielle Software (z.B. docmenta, Archiv-Lösungen von IT-Dienstleistern), die GoBD-konform archiviert.
• Buchhaltungssoftware mit Archivfunktion: Viele moderne Systeme (z.B. Lexware, DATEV) haben integrierte Archivierungsfunktionen.
• Cloud-Lösungen: Anbieter wie Dropbox, Google Drive (mit entsprechenden Einstellungen) oder spezialisierte Dokumentenmanagementsysteme.

Wichtig ist, dass Sie nachweisen können, dass die Archivierung sicher, unveränderbar und revisionssicher erfolgt ist.

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Praktische Umsetzung: Was müssen Sie jetzt tun?

Die Zeit zum Handeln ist jetzt. Hier ist ein schritt-für-schritt Plan für Ihre E-Rechnungs-Vorbereitung:

Schritt 1: Software prüfen

Überprüfen Sie Ihre aktuelle Buchhaltungs- und Fakturierungssoftware:

• Kann sie E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) empfangen und verarbeiten?
• Kann sie E-Rechnungen ausstellen?
• Gibt es ein Update oder zusätzliches Modul, das diese Funktionalität hinzufügt?
• Wenn nein: Welche Alternativen gibt es?

Kontaktieren Sie Ihren Softwareanbieter und fragen Sie konkret nach dem Status für 2025 und 2027/2028.

Schritt 2: Prozesse anpassen

Überdenken Sie Ihre Rechnungsprozesse:

• Rechnungsausstellung: Wie werden Rechnungen erzeugt? Müssen Vorlagen angepasst werden?
• Rechnungsprüfung: Wer prüft Rechnungen vor dem Versand? Müssen Genehmigungsprozesse verändert werden?
• Rechnungsversand: Wie werden Rechnungen versendet? Per E-Mail, über ein Portal, über Peppol?
• Rechnungsempfang: Wie werden eingehende E-Rechnungen verarbeitet? Wer erfasst sie in der Buchhaltung?
• Archivierung: Wo werden E-Rechnungen archiviert?

Schritt 3: Stammdaten prüfen

Stellen Sie sicher, dass Ihre eigenen Daten korrekt in der Software eingetragen sind:

• Vollständiger Name und Anschrift Ihres Unternehmens
• Steuernummer (falls Kleinunternehmer: Kennzeichnung erforderlich)
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (falls vorhanden)
• Kontaktdaten für den Rechnungsempfänger

Fehlerhafte oder unvollständige Stammdaten führen zu ungültigen E-Rechnungen.

Schritt 4: Bei B2G – Leitweg-ID erfragen

Wenn Sie regelmäßig an Behörden rechnungsführen (Bund, Länder, Kommunen), müssen Sie die Leitweg-ID des jeweiligen Auftraggebers erfragen. Dies ist eine eindeutige Kennung, die in jede XRechnung eingetragen werden muss. Besorgen Sie sich die Leitweg-IDs von:

• Der jeweiligen Behörde direkt oder von ihrem Einkaufsportal,
• oder recherchieren Sie im Online-Register der Leitweg-IDs.

Kosten

Die Kosten für die E-Rechnungs-Umsetzung sind in der Regel überschaubar:

• Softwareupdate/Modul: Oft kostenlos mit bestehendem Abo enthalten, teilweise gering kostenpflichtig (20–100 Euro/Monat).
• Validierungstools: Online-Tools zur Prüfung von E-Rechnungen (ob sie dem Standard entsprechen) sind oft kostenlos.
• Schulung: Abhängig von der Komplexität Ihrer Prozesse; oft online-Tutorials ausreichend.
• Beratung: Falls Sie Unterstützung durch einen IT-Dienstleister oder Steuerberater benötigen.

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Steuerliche Folgen bei Nichteinhaltung

Die Nicht-Einhaltung der E-Rechnungs-Anforderungen hat ernsthafte steuerliche Konsequenzen:

Rechnungsmängel und Vorsteuerabzug

Wenn Sie als Sender eine Rechnung nicht in dem erforderlichen E-Rechnungs-Format ausstellen (obwohl Sie müssten), gilt die Rechnung als nicht ordnungsgemäß ausgestellt. Das hat für den Empfänger das Risiko, dass sein Vorsteuerabzug gefährdet ist. Das Finanzamt kann im Fall einer Betriebsprüfung sagen: „Diese Rechnung war nicht ordnungsgemäß – der Vorsteuerabzug ist nicht zulässig.“ Das ist ein erhebliches Risiko für Ihren Geschäftspartner, weshalb dieser Ihnen gegenüber nachdruck voll werden kann.

Bußgelder und Nachzahlungen

Während das Gesetz derzeit kein explizites Bußgeld für verspätete oder fehlerhafte E-Rechnungsstellung verankert (Stand März 2026), können steuerliche Nachteile entstehen:

• Die Betriebsprüfung kann feststellen, dass Rechnungen nicht ordnungsgemäß waren.
• Dies kann zu Nachzahlungen von Umsatzsteuer führen.
• In Fällen von vorsätzlicher Nichtbeachtung können Vorwürfe der Steuerhinterziehung oder Ordnungswidrigkeiten gemäß AStG (Abgabenordnung) erhoben werden.

Reputationsrisiko

Geschäftspartner, die Compliance-Anforderungen (z.B. große Unternehmen, Behörden) einhalten müssen, werden mit Lieferanten arbeiten, die E-Rechnungs-fähig sind. Wer sich nicht vorbereitet, riskiert Aufträge zu verlieren.

Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle steuerliche Beratung. Stand: März 2026.

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Häufig gestellte Fragen